ARBRE – Retraités Groupe E

Règlement du site et protection des données

Association ARBRE · version provisoire, en attente de validation par le comité

ℹ️ Ce règlement existe en français et en allemand. En cas de divergence, la version française fait foi.

Ce règlement décrit les règles d’utilisation du site arbre-e.ch et la manière dont l’association ARBRE traite les données personnelles, conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD).

1. Responsable du site et du traitement

Le site arbre-e.ch est exploité par l’association ARBRE, association des retraités de Groupe E et bénéficiaires de rentes.

Responsable du traitement des données : Association ARBRE · E-mail : info@arbre-e.ch · Formulaire : bouton « Nous contacter » sur la page « Aide ».

L’association ARBRE est responsable des données personnelles qu’elle traite dans le cadre de ses activités et de son site internet.

2. Objet du site et règles d’utilisation

Le site présente l’association ARBRE et informe ses membres et le public : actualités, activités, agenda, photos, informations pratiques et documents de l’association.

Les utilisateurs s’engagent à fournir des informations exactes dans les formulaires et à ne pas utiliser le site à des fins illicites, commerciales ou portant atteinte aux droits d’autrui.

L’association peut corriger ou retirer un contenu inexact, inapproprié ou contraire à ses intérêts. Pour limiter les abus, le nombre d’envois par formulaire peut être limité par connexion internet.

3. Espace membres, connexion et covoiturage

Accès membres
Un membre se connecte en indiquant l’adresse e-mail qu’il a communiquée à l’association. Il reçoit un lien personnel, valable 30 minutes. Une fois connecté, il ne voit que ses propres informations, notamment ses inscriptions et l’état de sa cotisation, ainsi que les fonctions d’entraide accessibles aux membres.

Espace comité
L’espace comité est réservé aux membres du comité autorisés. La connexion exige un mot de passe personnel et un code à six chiffres envoyé par e-mail. La session se ferme après 60 minutes d’inactivité.

Covoiturage
Le service de covoiturage est réservé aux membres connectés via « Accès membres ». Le nom et le numéro de téléphone d’une personne qui demande une place sont transmis à la personne qui propose le trajet et aux membres du comité autorisés à gérer l’activité.

Ces informations servent uniquement à organiser le trajet et sont supprimées après l’activité, sous réserve des informations qui doivent être conservées pour des raisons comptables ou légales. La personne concernée, le conducteur et le comité peuvent demander le retrait d’une demande ou d’une offre.

4. Inscriptions aux activités

Les informations transmises lors d’une inscription, notamment le nom, le prénom, les coordonnées, le nombre de places et les remarques, servent à gérer l’inscription, organiser l’activité (transport, repas) et contacter la personne à ce sujet.

La liste des participants n’est pas affichée sur le site : les autres membres voient seulement le nombre de places restantes. Seul le nom d’un membre qui propose un covoiturage est visible des membres connectés. Les noms des participants, leurs coordonnées, les remarques et l’état du paiement sont réservés aux personnes autorisées du comité qui en ont besoin pour organiser l’activité.

Ces informations sont conservées le temps nécessaire à l’organisation et au décompte de l’activité, sous réserve des pièces à conserver pour des raisons comptables ou légales.

Intolérance ou régime alimentaire. Pour les activités avec repas, le formulaire propose d’indiquer, de manière facultative, une intolérance ou un régime alimentaire, pour vous et vos accompagnants. Cette information peut révéler des données sur la santé : elle n’est demandée qu’avec votre accord, qui résulte de sa saisie, et sert uniquement à commander un repas adapté. Elle est réservée au comité et n’est jamais affichée aux autres membres. Si nécessaire, elle est communiquée au restaurateur sans indication de nom, ou seulement avec le nom utile au service du repas. Elle est effacée avec la liste des inscrits une fois l’activité décomptée. Vous pouvez la faire modifier ou supprimer à tout moment via « Nous contacter ».

En dehors de ce champ prévu à cet effet, n’indiquez pas d’informations de santé dans les remarques. Si une autre information particulière est indispensable à l’organisation d’une activité, transmettez-la directement au comité par un moyen approprié.

5. Photos, contenus publiés et liens externes

Photos et contenus publiés
Les photos prises lors des sorties et assemblées peuvent illustrer la vie de l’association. Les personnes reconnaissables sur une photo sont floutées avant publication, sauf si elles ont donné leur accord à la publication.

Toute personne peut demander le floutage ou le retrait d’une photo à tout moment, en écrivant à info@arbre-e.ch ou en utilisant le formulaire « Nous contacter ». L’association floute ou retire l’image concernée dans les meilleurs délais.

Les noms, rôles, services, fonctions ou photos des membres du comité ne sont publiés sur la page « Le Comité » qu’avec leur accord.

Liens externes
Le site peut contenir des liens vers des sites tiers. L’association n’est pas responsable de leur contenu ni de leurs pratiques en matière de protection des données.

6. Demande d’adhésion et formulaire de contact

Demande d’adhésion
Le formulaire peut recueillir les données affichées dans ses champs, notamment : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, date de naissance, année de retraite, ancien service et fonction chez Groupe E, langue de correspondance, centres d’intérêt et remarques.

Seuls le nom, le prénom et un moyen de contact sont obligatoires. Les autres champs sont facultatifs et ne doivent être remplis que s’ils sont utiles à la gestion de l’adhésion ou aux activités de l’association.

Ces données servent à traiter la demande d’adhésion, à vérifier les conditions d’adhésion, à communiquer avec la personne et à tenir à jour le fichier de gestion de l’association décrit à la section 7. Une fois la demande traitée, les données de la demande sont supprimées de la base active du site. Si l’adhésion est acceptée, seules les données de gestion courante décrites à la section 7 restent sur le site.

Nous contacter
Le formulaire « Nous contacter » recueille le nom, l’adresse e-mail et le message. Ces données servent à traiter la demande et à y répondre. Une confirmation de réception peut être envoyée à l’adresse indiquée.

Le message est supprimé une fois la demande traitée, sous réserve des copies techniques de sauvegarde régies par les conditions d’hébergement et des éléments qui doivent être conservés pour une raison légale ou comptable.

Les demandes reçues par les formulaires ne sont accessibles qu’aux membres autorisés du comité qui en ont besoin pour y répondre. L’hébergeur peut traiter les données dans le cadre technique de l’hébergement.

7. Gestion des membres, cotisations et factures

L’association conserve les données de gestion des membres à deux endroits, en limitant chaque fichier aux données nécessaires.

Lieu	Données	Accès
Site arbre-e.ch – gestion courante	Numéro de membre, prénom, nom, adresse e-mail, rôle et remarque de gestion, état des cotisations et inscriptions	Membres autorisés du comité ; chaque membre peut consulter ses propres données au moyen de son accès personnel
Fichier de gestion sur l’ordinateur privé d’un membre désigné du comité	Données complémentaires nécessaires à la gestion de l’association, notamment adresse postale, téléphone, date de naissance et archives	Membres du comité autorisés qui en ont besoin pour leurs tâches

Les données des membres ne sont pas publiées sur le site. Seuls les renseignements concernant les membres du comité indiqués à la section 5 peuvent figurer sur la page « Le Comité », avec leur accord.

Factures
Les factures de cotisation ou de participation, avec bulletin de versement QR, sont envoyées par e-mail en pièce jointe ou, pour les membres sans adresse e-mail, imprimées et envoyées par la poste à partir du fichier de gestion. Le comité peut noter la date d’envoi afin d’éviter les doublons.

Comptabilité
Les cotisations et les repas encaissés sont reportés dans la comptabilité de l’association. L’accès à cette comptabilité est limité aux personnes autorisées du comité.

8. Durées de conservation

Données	Durée
Demande d’adhésion	Jusqu’au traitement de la demande, puis suppression de la base active du site
Message « Nous contacter »	Jusqu’au traitement de la demande, puis suppression, sous réserve des copies techniques de sauvegarde et des obligations légales éventuelles
Lien de connexion « Accès membres »	Une heure
Inscriptions et covoiturage	Jusqu’à la fin de l’organisation et du décompte de l’activité, puis suppression, sauf obligation de conservation
Données de membre	Pendant la durée de l’adhésion, puis au plus tard six mois après sa fin. Les données qui font partie de pièces comptables ou qui doivent être conservées pour une autre obligation légale sont conservées séparément pendant la durée requise
Données d’un membre décédé	Les données de gestion courante sont supprimées dès que l’association est informée du décès, sous réserve des documents comptables ou autres documents devant être conservés légalement
Pièces comptables	Dix ans lorsque cette durée est applicable (art. 958f du Code des obligations). Les pièces à conserver plus longtemps sont archivées hors du site

9. Hébergement et journaux techniques

Le site et sa base de données sont hébergés auprès d’Infomaniak, sur ses infrastructures en Suisse. L’association ne communique pas de données personnelles à l’étranger. Internet étant un réseau ouvert, un e-mail échangé avec l’association peut toutefois transiter par l’étranger, notamment selon le fournisseur de messagerie de son destinataire, même lorsque l’expéditeur et le destinataire se trouvent en Suisse. Les données de gestion conservées sur l’ordinateur privé du membre désigné ne sont pas hébergées sur le site.

Dans le cadre de l’hébergement, Infomaniak traite des données techniques de consultation conformément à sa déclaration de protection des données et aux conditions applicables au service souscrit par l’association. Ces données peuvent comprendre l’adresse IP, la date et l’heure de la visite, les pages consultées et des informations sur le navigateur ou l’appareil. Les journaux d’accès peuvent être mis à la disposition du webmaster et servent au fonctionnement, à la sécurité et au dépannage du site.

La durée de conservation des journaux techniques et des éventuelles sauvegardes est régie par les règles et conditions Infomaniak applicables à l’hébergement d’ARBRE, dans leur version en vigueur. Ces conditions peuvent évoluer.

Pour limiter les abus liés aux formulaires, l’application conserve temporairement, pendant 24 heures au plus, une empreinte hachée dérivée de l’adresse IP. Cette empreinte sert à limiter le nombre d’envois. Un hash ne rend pas automatiquement une donnée anonyme. Dans ce mécanisme, l’application ne conserve pas l’adresse IP en clair ; les journaux techniques d’Infomaniak peuvent toutefois traiter les adresses IP selon les règles de l’hébergement.

L’association n’utilise aucun outil d’analyse d’audience ni outil publicitaire.

10. Bulletin de versement, cookies et stockage local

Bulletin de versement
L’outil « Créez votre bulletin de paiement » fabrique le PDF directement dans le navigateur de l’utilisateur : les informations saisies ne sont ni envoyées ni enregistrées par l’association. Les paiements reçus sont traités séparément dans la comptabilité.

Cookies
Le site utilise des cookies nécessaires à son fonctionnement, notamment un cookie de session pour maintenir la connexion à l’espace membres ou à l’espace comité. Pour le comité, un cookie « appareil de confiance » peut être enregistré pendant 30 jours si la personne le demande, afin de ne pas lui redemander le code de vérification à chaque connexion.

Stockage dans le navigateur
Le site peut conserver sur l’appareil de l’utilisateur la langue choisie et le nom saisi lors d’une inscription, afin de retrouver ses propres inscriptions. Ces informations restent dans le navigateur de l’utilisateur et peuvent être supprimées en effaçant les données de navigation ou le stockage du site.

11. Sécurité, droits des personnes et modifications

Sécurité
L’accès aux données est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin. Les connexions au site sont chiffrées (HTTPS). Le comité utilise un mot de passe et un code de vérification envoyé par e-mail. Le fichier de données du site n’est pas directement accessible au public et les données ne sont accessibles qu’au moyen des fonctions et autorisations prévues par le site.

Aucun système ne garantissant une sécurité absolue, l’association ne peut exclure tout incident. En cas de violation de la sécurité des données susceptible d’entraîner un risque élevé pour les personnes concernées, l’association l’annonce au PFPDT dans les meilleurs délais. Elle informe également les personnes concernées lorsque cela est nécessaire à leur protection.

Tout problème de confidentialité peut être signalé à info@arbre-e.ch ou au moyen du formulaire « Nous contacter ».

Sauvegardes
Les sauvegardes des données du site sont conservées au maximum 12 mois, sur un support protégé détenu par le comité, puis détruites. Elles ne sont jamais envoyées par e-mail. Lorsqu’une sauvegarde est restaurée, les effacements faits depuis sont automatiquement réappliqués : les membres supprimés ne réapparaissent pas, les listes d’inscrits effacées le restent et, si le mode « Protection des données » est actif, les données non essentielles sont à nouveau retirées. La copie de sécurité faite par le site avant une restauration est effacée automatiquement après 30 jours.

Droits des personnes
Toute personne peut demander si l’association traite des données personnelles la concernant et demander l’accès à ses données ou leur rectification. Elle peut également demander la suppression de données ou, dans les cas prévus par la loi, la cessation ou la limitation d’un traitement. Ces demandes sont examinées sous réserve des obligations légales de conservation, notamment pour les pièces comptables.

Dans les conditions prévues à l’art. 28 LPD, une personne peut demander la remise ou la transmission à un tiers des données personnelles qu’elle a communiquées à l’association, dans un format électronique couramment utilisé.

Pour exercer ces droits, écrivez à info@arbre-e.ch ou utilisez le formulaire « Nous contacter ». Pour des motifs de sécurité, une preuve d’identité peut être demandée. Une personne qui estime que le traitement de ses données ne respecte pas la loi peut également s’adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Modifications
L’association peut mettre à jour ce règlement lorsque ses activités, son site ou ses traitements évoluent. La version publiée sur le site est la version applicable.

12. Prudence face au piratage et aux faux e-mails

Des escrocs peuvent envoyer de faux e-mails ou de fausses factures au nom de l’association. Chaque membre doit faire preuve de vigilance :

Vérifiez l’adresse complète de l’expéditeur, lettre par lettre. Les e-mails de l’association sont envoyés depuis des adresses se terminant par @arbre-e.ch, par exemple info@arbre-e.ch. Le nom affiché « ARBRE » ne suffit pas à vérifier l’expéditeur.
Une adresse e-mail peut être falsifiée. Même si elle semble correcte, vérifiez par un autre moyen toute demande inhabituelle, tout changement de coordonnées bancaires ou toute demande de paiement urgente. Utilisez les coordonnées habituelles de l’association, et non uniquement celles figurant dans le message suspect.
Avant de payer, vérifiez que le montant et le bulletin correspondent bien à la cotisation ou à l’activité concernée, et que le bénéficiaire et les coordonnées de paiement correspondent aux informations communiquées officiellement par l’association.
L’association ne demande jamais par e-mail, SMS ou téléphone un mot de passe ou un code de connexion. Ne communiquez le code de connexion reçu par e-mail à personne, y compris à un membre du comité.
Le compte bancaire officiel de l’association est l’IBAN CH70 0076 8015 0349 9600 5 (Banque Cantonale de Fribourg). Toute demande indiquant un autre compte doit être vérifiée auprès de l’association avant paiement.
N’ouvrez pas une pièce jointe et ne cliquez pas sur un lien provenant d’un message inattendu ou suspect. Pour vous connecter, ouvrez vous-même le site arbre-e.ch.
En cas de doute, ne payez pas et ne répondez pas au message. Contactez l’association par le formulaire « Nous contacter » ou par téléphone auprès d’un membre du comité. Signalez à l’association tout e-mail suspect reçu au nom d’ARBRE.
Si vous êtes victime d’une arnaque, signalez-le immédiatement à l’association par le formulaire « Nous contacter », rubrique « Arnaque / verrouiller mon compte ». Le comité verrouille alors votre compte sur le site : plus personne ne peut s’y connecter ni recevoir de lien de connexion à votre nom, jusqu’à ce que vous demandiez au comité de le rouvrir. Vous pouvez aussi signaler la fraude à la police sur www.cybercrimepolice.ch.
Aucune donnée sensible n’est stockée sur le site de l’ARBRE : le site ne conserve ni coordonnées bancaires des membres, ni numéro de carte de crédit, ni mot de passe en clair. Les mots de passe du comité sont enregistrés uniquement sous forme d’empreinte chiffrée.
Et surtout, ne paniquez pas. Les escrocs comptent sur la peur et l’urgence. Prenez le temps de réfléchir, parlez-en à un proche ou à un membre du comité, et ne faites rien sous la pression d’un message ou d’un appel.

13. Propriété intellectuelle, responsabilité et droit applicable

Propriété intellectuelle
Les textes, photos et documents publiés sur le site appartiennent à l’association ARBRE ou à leurs auteurs. Ils peuvent être consultés et téléchargés pour un usage personnel. Toute autre utilisation, en particulier commerciale, nécessite l’accord préalable de l’association. Les marques et logos de tiers, notamment celui de Groupe E, restent la propriété de leurs titulaires.

Disponibilité et exactitude
L’association s’efforce de tenir le site à jour et accessible, mais ne peut garantir un fonctionnement ininterrompu ni l’exactitude de toutes les informations publiées, notamment les dates, horaires et prix des activités. En cas de doute, l’information communiquée directement par le comité fait foi.

Responsabilité
Dans les limites autorisées par la loi, l’association n’est pas responsable des dommages résultant de l’utilisation du site, d’une interruption, d’une panne technique ou d’un abus commis par un tiers.

Usages interdits
Il est interdit d’envoyer par le site des messages non sollicités (spam), des virus ou d’autres programmes malveillants, ou d’utiliser l’identité d’une autre personne. En cas d’abus, l’association peut bloquer l’accès concerné et supprimer les contenus en cause.

Droit applicable et for
Le présent règlement est soumis au droit suisse. Le for est à Fribourg, sous réserve des fors impératifs prévus par la loi.

Ce règlement est provisoire. Il sera validé par le comité de l’association ARBRE à la fin de l’année 2026 ; la version publiée indiquera alors la date de cette validation.

Dieses Reglement beschreibt die Regeln für die Nutzung der Website arbre-e.ch und wie der Verein ARBRE Personendaten bearbeitet, gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

1. Verantwortliche Stelle für Website und Datenbearbeitung

Die Website arbre-e.ch wird vom Verein ARBRE betrieben, dem Verein der Pensionierten der Groupe E und Rentenbezügerinnen und -bezüger.

Verantwortlich für die Datenbearbeitung: Verein ARBRE · E-Mail: info@arbre-e.ch · Formular: Schaltfläche „Kontaktieren Sie uns“ auf der Seite „Hilfe“.

Der Verein ARBRE ist für die Personendaten verantwortlich, die er im Rahmen seiner Tätigkeiten und seiner Website bearbeitet.

2. Zweck der Website und Nutzungsregeln

Die Website stellt den Verein ARBRE vor und informiert seine Mitglieder und die Öffentlichkeit: Neuigkeiten, Aktivitäten, Agenda, Fotos, praktische Informationen und Dokumente des Vereins.

Die Nutzerinnen und Nutzer verpflichten sich, in den Formularen korrekte Angaben zu machen und die Website nicht für rechtswidrige oder kommerzielle Zwecke oder zur Verletzung von Rechten Dritter zu verwenden.

Der Verein kann unzutreffende, unangemessene oder seinen Interessen widersprechende Inhalte berichtigen oder entfernen. Um Missbrauch zu verhindern, kann die Anzahl Übermittlungen pro Formular je Internetverbindung begrenzt werden.

3. Mitgliederbereich, Anmeldung und Fahrgemeinschaften

Mitgliederzugang
Ein Mitglied meldet sich an, indem es die E-Mail-Adresse angibt, die es dem Verein mitgeteilt hat. Es erhält einen persönlichen Link, der 30 Minuten gültig ist. Nach der Anmeldung sieht es nur seine eigenen Angaben, insbesondere seine Anmeldungen und den Stand seines Mitgliederbeitrags, sowie die für Mitglieder zugänglichen Funktionen der gegenseitigen Hilfe.

Vorstandsbereich
Der Vorstandsbereich ist den berechtigten Vorstandsmitgliedern vorbehalten. Die Anmeldung erfordert ein persönliches Passwort und einen sechsstelligen Code, der per E-Mail zugestellt wird. Die Sitzung wird nach 60 Minuten Inaktivität beendet.

Fahrgemeinschaften
Der Fahrgemeinschaftsdienst ist Mitgliedern vorbehalten, die über den „Mitgliederzugang“ angemeldet sind. Name und Telefonnummer einer Person, die einen Platz anfragt, werden der Person, die die Fahrt anbietet, sowie den für die Aktivität zuständigen Vorstandsmitgliedern übermittelt.

Diese Angaben dienen ausschliesslich der Organisation der Fahrt und werden nach der Aktivität gelöscht, vorbehaltlich der Angaben, die aus buchhalterischen oder gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Die betroffene Person, die fahrende Person und der Vorstand können die Entfernung einer Anfrage oder eines Angebots verlangen.

4. Anmeldungen zu Aktivitäten

Die bei einer Anmeldung übermittelten Angaben, insbesondere Name, Vorname, Kontaktangaben, Anzahl Plätze und Bemerkungen, dienen der Verwaltung der Anmeldung, der Organisation der Aktivität (Transport, Essen) und der Kontaktaufnahme mit der Person in diesem Zusammenhang.

Die Teilnehmerliste wird auf der Website nicht angezeigt: andere Mitglieder sehen nur die Anzahl freier Plätze. Sichtbar für angemeldete Mitglieder ist einzig der Name eines Mitglieds, das eine Fahrgemeinschaft anbietet. Die Namen der Teilnehmenden, ihre Kontaktangaben, die Bemerkungen und der Zahlungsstand sind den berechtigten Vorstandsmitgliedern vorbehalten, die sie für die Organisation der Aktivität benötigen.

Diese Angaben werden so lange aufbewahrt, wie es für die Organisation und Abrechnung der Aktivität nötig ist, vorbehaltlich der Belege, die aus buchhalterischen oder gesetzlichen Gründen aufzubewahren sind.

Unverträglichkeit oder Diät. Für Aktivitäten mit Essen kann im Formular freiwillig eine Unverträglichkeit oder Diät angegeben werden, für sich selbst und für Begleitpersonen. Diese Angabe kann Gesundheitsdaten enthalten: sie wird nur mit Ihrer Einwilligung erhoben, die sich aus ihrer Eingabe ergibt, und dient ausschliesslich der Bestellung eines angepassten Essens. Sie ist dem Vorstand vorbehalten und wird anderen Mitgliedern nie angezeigt. Falls nötig, wird sie dem Restaurant ohne Namen oder nur mit dem für die Bedienung nötigen Namen mitgeteilt. Sie wird mit der Teilnehmerliste gelöscht, sobald die Aktivität abgerechnet ist. Sie können sie jederzeit über „Kontaktieren Sie uns“ ändern oder löschen lassen.

Ausserhalb dieses dafür vorgesehenen Feldes geben Sie bitte keine Gesundheitsangaben in den Bemerkungen an. Ist eine andere besondere Angabe für die Organisation einer Aktivität unerlässlich, teilen Sie sie dem Vorstand direkt auf geeignetem Weg mit.

5. Fotos, veröffentlichte Inhalte und externe Links

Fotos und veröffentlichte Inhalte
Fotos von Ausflügen und Versammlungen können das Vereinsleben illustrieren. Auf einem Foto erkennbare Personen werden vor der Veröffentlichung unkenntlich gemacht, ausser sie haben der Veröffentlichung zugestimmt.

Jede Person kann jederzeit verlangen, dass ein Foto unkenntlich gemacht oder entfernt wird, per E-Mail an info@arbre-e.ch oder über das Formular „Kontaktieren Sie uns“. Der Verein macht das betreffende Bild so rasch wie möglich unkenntlich oder entfernt es.

Namen, Funktionen, Abteilungen oder Fotos der Vorstandsmitglieder werden auf der Seite „Der Vorstand“ nur mit ihrer Zustimmung veröffentlicht.

Externe Links
Die Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Der Verein ist weder für deren Inhalt noch für deren Datenschutzpraxis verantwortlich.

6. Beitrittsantrag und Kontaktformular

Beitrittsantrag
Das Formular kann die in seinen Feldern angezeigten Daten erheben, insbesondere: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postadresse, Geburtsdatum, Jahr der Pensionierung, frühere Abteilung und Funktion bei der Groupe E, Korrespondenzsprache, Interessen und Bemerkungen.

Nur Name, Vorname und eine Kontaktmöglichkeit sind obligatorisch. Die übrigen Felder sind freiwillig und sollen nur ausgefüllt werden, wenn sie für die Verwaltung der Mitgliedschaft oder die Aktivitäten des Vereins nützlich sind.

Diese Daten dienen der Bearbeitung des Beitrittsantrags, der Prüfung der Beitrittsvoraussetzungen, der Kommunikation mit der Person und der Nachführung der Verwaltungsdatei des Vereins gemäss Abschnitt 7. Nach der Bearbeitung werden die Daten des Antrags aus der aktiven Datenbank der Website gelöscht. Wird der Beitritt angenommen, bleiben nur die in Abschnitt 7 beschriebenen Daten der laufenden Verwaltung auf der Website.

Kontaktieren Sie uns
Das Formular „Kontaktieren Sie uns“ erhebt Name, E-Mail-Adresse und Nachricht. Diese Daten dienen der Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage. Eine Empfangsbestätigung kann an die angegebene Adresse gesendet werden.

Die Nachricht wird nach der Bearbeitung der Anfrage gelöscht, vorbehaltlich technischer Sicherungskopien gemäss den Hosting-Bedingungen und der Elemente, die aus gesetzlichen oder buchhalterischen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Die über die Formulare eingehenden Anfragen sind nur den berechtigten Vorstandsmitgliedern zugänglich, die sie für die Beantwortung benötigen. Der Hosting-Anbieter kann die Daten im technischen Rahmen des Hostings bearbeiten.

7. Mitgliederverwaltung, Beiträge und Rechnungen

Der Verein bewahrt die Verwaltungsdaten der Mitglieder an zwei Orten auf und beschränkt jede Datei auf die notwendigen Daten.

Ort	Daten	Zugang
Website arbre-e.ch – laufende Verwaltung	Mitgliedernummer, Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Funktion und Verwaltungsbemerkung, Stand der Beiträge und Anmeldungen	Berechtigte Vorstandsmitglieder; jedes Mitglied kann seine eigenen Daten über seinen persönlichen Zugang einsehen
Verwaltungsdatei auf dem privaten Computer eines bezeichneten Vorstandsmitglieds	Ergänzende, für die Vereinsverwaltung nötige Daten, insbesondere Postadresse, Telefon, Geburtsdatum und Archive	Berechtigte Vorstandsmitglieder, die sie für ihre Aufgaben benötigen

Die Daten der Mitglieder werden auf der Website nicht veröffentlicht. Auf der Seite „Der Vorstand“ dürfen nur die in Abschnitt 5 genannten Angaben zu den Vorstandsmitgliedern erscheinen, mit deren Zustimmung.

Rechnungen
Rechnungen für Beiträge oder Teilnahmen mit QR-Einzahlungsschein werden per E-Mail als Anhang versandt oder, für Mitglieder ohne E-Mail-Adresse, ausgedruckt und per Post auf Grundlage der Verwaltungsdatei verschickt. Der Vorstand kann das Versanddatum vermerken, um Doppelsendungen zu vermeiden.

Buchhaltung
Bezahlte Beiträge und Essen werden in der Buchhaltung des Vereins erfasst. Der Zugang zu dieser Buchhaltung ist auf die berechtigten Vorstandsmitglieder beschränkt.

8. Aufbewahrungsdauer

Daten	Dauer
Beitrittsantrag	Bis zur Bearbeitung des Antrags, danach Löschung aus der aktiven Datenbank der Website
Nachricht „Kontaktieren Sie uns“	Bis zur Bearbeitung der Anfrage, danach Löschung, vorbehaltlich technischer Sicherungskopien und allfälliger gesetzlicher Pflichten
Anmeldelink „Mitgliederzugang“	Eine Stunde
Anmeldungen und Fahrgemeinschaften	Bis zum Abschluss der Organisation und Abrechnung der Aktivität, danach Löschung, ausser bei Aufbewahrungspflicht
Mitgliederdaten	Während der Dauer der Mitgliedschaft, danach spätestens sechs Monate nach deren Ende. Daten, die Teil von Buchhaltungsbelegen sind oder aufgrund einer anderen gesetzlichen Pflicht aufbewahrt werden müssen, werden während der vorgeschriebenen Dauer separat aufbewahrt
Daten eines verstorbenen Mitglieds	Die Daten der laufenden Verwaltung werden gelöscht, sobald der Verein vom Tod Kenntnis erhält, vorbehaltlich gesetzlich aufzubewahrender Buchhaltungs- oder anderer Dokumente
Buchhaltungsbelege	Zehn Jahre, sofern diese Dauer anwendbar ist (Art. 958f Obligationenrecht). Länger aufzubewahrende Belege werden ausserhalb der Website archiviert

9. Hosting und technische Protokolle

Die Website und ihre Datenbank werden bei Infomaniak auf deren Infrastruktur in der Schweiz gehostet. Der Verein gibt keine Personendaten ins Ausland bekannt. Da das Internet ein offenes Netz ist, kann eine mit dem Verein ausgetauschte E-Mail jedoch über das Ausland übermittelt werden, insbesondere je nach E-Mail-Anbieter der empfangenden Person, selbst wenn sich Absender und Empfänger in der Schweiz befinden. Die auf dem privaten Computer des bezeichneten Mitglieds aufbewahrten Verwaltungsdaten werden nicht auf der Website gehostet.

Im Rahmen des Hostings bearbeitet Infomaniak technische Nutzungsdaten gemäss seiner Datenschutzerklärung und den für den vom Verein abonnierten Dienst geltenden Bedingungen. Diese Daten können die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Besuchs, die aufgerufenen Seiten sowie Angaben zum Browser oder Gerät umfassen. Die Zugriffsprotokolle können dem Webmaster zur Verfügung gestellt werden und dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehlerbehebung der Website.

Die Aufbewahrungsdauer der technischen Protokolle und allfälliger Sicherungen richtet sich nach den jeweils geltenden Regeln und Bedingungen von Infomaniak für das Hosting der ARBRE. Diese Bedingungen können sich ändern.

Um Missbrauch der Formulare zu verhindern, speichert die Anwendung vorübergehend, höchstens 24 Stunden, einen aus der IP-Adresse abgeleiteten Hashwert. Dieser dient dazu, die Anzahl Übermittlungen zu begrenzen. Ein Hashwert macht Daten nicht automatisch anonym. Bei diesem Verfahren speichert die Anwendung die IP-Adresse nicht im Klartext; die technischen Protokolle von Infomaniak können IP-Adressen jedoch gemäss den Hosting-Regeln bearbeiten.

Der Verein verwendet weder Webanalyse- noch Werbewerkzeuge.

10. Einzahlungsschein, Cookies und lokale Speicherung

Einzahlungsschein
Das Werkzeug „Erstellen Sie Ihren Einzahlungsschein“ erzeugt das PDF direkt im Browser der Nutzerin oder des Nutzers: die eingegebenen Angaben werden vom Verein weder übermittelt noch gespeichert. Eingehende Zahlungen werden separat in der Buchhaltung bearbeitet.

Cookies
Die Website verwendet für ihren Betrieb notwendige Cookies, insbesondere ein Sitzungscookie, um die Anmeldung im Mitglieder- oder Vorstandsbereich aufrechtzuerhalten. Für den Vorstand kann auf Wunsch der Person ein Cookie „vertrauenswürdiges Gerät“ für 30 Tage gespeichert werden, damit der Bestätigungscode nicht bei jeder Anmeldung erneut verlangt wird.

Speicherung im Browser
Die Website kann auf dem Gerät der Nutzerin oder des Nutzers die gewählte Sprache und den bei einer Anmeldung eingegebenen Namen speichern, um die eigenen Anmeldungen wiederzufinden. Diese Angaben bleiben im Browser und können durch Löschen der Browserdaten oder des Website-Speichers entfernt werden.

11. Sicherheit, Rechte der betroffenen Personen und Änderungen

Sicherheit
Der Zugang zu den Daten ist auf berechtigte Personen beschränkt, die sie benötigen. Die Verbindungen zur Website sind verschlüsselt (HTTPS). Der Vorstand verwendet ein Passwort und einen per E-Mail zugestellten Bestätigungscode. Die Datendatei der Website ist für die Öffentlichkeit nicht direkt zugänglich, und die Daten sind nur über die von der Website vorgesehenen Funktionen und Berechtigungen zugänglich.

Da kein System absolute Sicherheit garantiert, kann der Verein Vorfälle nicht ausschliessen. Bei einer Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffenen Personen führt, meldet der Verein dies so rasch wie möglich dem EDÖB. Er informiert zudem die betroffenen Personen, wenn dies zu ihrem Schutz erforderlich ist.

Jedes Problem mit der Vertraulichkeit kann an info@arbre-e.ch oder über das Formular „Kontaktieren Sie uns“ gemeldet werden.

Datensicherungen
Sicherungen der Website-Daten werden höchstens 12 Monate auf einem geschützten Datenträger des Vorstands aufbewahrt und danach vernichtet. Sie werden nie per E-Mail versandt. Wird eine Sicherung wiederhergestellt, werden die seither vorgenommenen Löschungen automatisch erneut angewendet: gelöschte Mitglieder erscheinen nicht wieder, gelöschte Teilnehmerlisten bleiben gelöscht und, wenn der Modus „Datenschutz“ aktiv ist, werden nicht notwendige Daten erneut entfernt. Die Sicherheitskopie, die die Website vor einer Wiederherstellung erstellt, wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechte der betroffenen Personen
Jede Person kann Auskunft darüber verlangen, ob der Verein Personendaten über sie bearbeitet, sowie Zugang zu diesen Daten oder deren Berichtigung verlangen. Sie kann zudem die Löschung von Daten oder, in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, die Einstellung oder Einschränkung einer Bearbeitung verlangen. Diese Begehren werden unter Vorbehalt der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geprüft, insbesondere für Buchhaltungsbelege.

Unter den Voraussetzungen von Art. 28 DSG kann eine Person die Herausgabe oder Übertragung der Personendaten, die sie dem Verein bekanntgegeben hat, an einen Dritten in einem gängigen elektronischen Format verlangen.

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an info@arbre-e.ch oder verwenden Sie das Formular „Kontaktieren Sie uns“. Aus Sicherheitsgründen kann ein Identitätsnachweis verlangt werden. Wer der Ansicht ist, dass die Bearbeitung seiner Daten nicht dem Gesetz entspricht, kann sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Änderungen
Der Verein kann dieses Reglement anpassen, wenn sich seine Tätigkeiten, seine Website oder seine Datenbearbeitungen ändern. Die auf der Website veröffentlichte Fassung ist massgebend.

12. Vorsicht vor Hacking und gefälschten E-Mails

Betrüger können im Namen des Vereins gefälschte E-Mails oder Rechnungen versenden. Jedes Mitglied soll wachsam sein:

Prüfen Sie die vollständige Absenderadresse, Buchstabe für Buchstabe. Die E-Mails des Vereins werden von Adressen versandt, die auf @arbre-e.ch enden, zum Beispiel info@arbre-e.ch. Der angezeigte Name „ARBRE“ genügt nicht zur Überprüfung des Absenders.
Eine E-Mail-Adresse kann gefälscht werden. Auch wenn sie korrekt erscheint, prüfen Sie jede ungewöhnliche Anfrage, jede Änderung der Bankverbindung und jede dringende Zahlungsaufforderung auf anderem Weg. Verwenden Sie die gewohnten Kontaktdaten des Vereins und nicht nur jene in der verdächtigen Nachricht.
Vor dem Bezahlen prüfen Sie, ob Betrag und Einzahlungsschein dem betreffenden Beitrag oder der Aktivität entsprechen und ob Empfänger und Zahlungsangaben mit den offiziellen Angaben des Vereins übereinstimmen.
Der Verein verlangt nie per E-Mail, SMS oder Telefon ein Passwort oder einen Anmeldecode. Geben Sie den per E-Mail erhaltenen Anmeldecode niemandem weiter, auch keinem Vorstandsmitglied.
Das offizielle Bankkonto des Vereins ist die IBAN CH70 0076 8015 0349 9600 5 (Freiburger Kantonalbank). Jede Aufforderung mit einem anderen Konto muss vor der Zahlung beim Verein überprüft werden.
Öffnen Sie keine Anhänge und klicken Sie auf keine Links aus unerwarteten oder verdächtigen Nachrichten. Für die Anmeldung öffnen Sie die Website arbre-e.ch selbst.
Im Zweifel bezahlen Sie nicht und antworten Sie nicht auf die Nachricht. Kontaktieren Sie den Verein über das Formular „Kontaktieren Sie uns“ oder telefonisch bei einem Vorstandsmitglied. Melden Sie dem Verein jede verdächtige E-Mail im Namen der ARBRE.
Sollten Sie Opfer eines Betrugs geworden sein, melden Sie dies bitte umgehend dem Verein über das Formular „Kontaktieren Sie uns“, Rubrik «Betrug / Mein Konto sperren». Der Vorstand sperrt daraufhin Ihr Konto auf der Website: Niemand kann sich mehr einloggen oder einen Login-Link in Ihrem Namen erhalten, bis Sie den Vorstand bitten, das Konto wieder freizuschalten. Sie können den Betrug auch der Polizei unter www.cybercrimepolice.ch melden.
Auf der Website der ARBRE werden keine sensiblen Daten gespeichert: Die Website speichert weder die Bankdaten der Mitglieder noch Kreditkartennummern oder Passwörter im Klartext. Die Passwörter des Vorstands werden ausschliesslich in Form eines verschlüsselten Hash-Werts gespeichert.
Und vor allem: Keine Panik. Betrüger setzen auf Angst und Dringlichkeit. Nehmen Sie sich Zeit zum Nachdenken, sprechen Sie mit einem Angehörigen oder einem Vorstandsmitglied darüber und handeln Sie nicht unter dem Druck einer Nachricht oder eines Anrufs.

13. Geistiges Eigentum, Haftung und anwendbares Recht

Geistiges Eigentum
Die auf der Website veröffentlichten Texte, Fotos und Dokumente gehören dem Verein ARBRE oder ihren Urheberinnen und Urhebern. Sie dürfen für den persönlichen Gebrauch eingesehen und heruntergeladen werden. Jede andere, insbesondere kommerzielle Nutzung bedarf der vorgängigen Zustimmung des Vereins. Marken und Logos Dritter, namentlich jenes der Groupe E, bleiben Eigentum ihrer Inhaber.

Verfügbarkeit und Richtigkeit
Der Verein bemüht sich, die Website aktuell und zugänglich zu halten, kann jedoch weder einen unterbrechungsfreien Betrieb noch die Richtigkeit aller veröffentlichten Informationen garantieren, insbesondere Daten, Zeiten und Preise der Aktivitäten. Im Zweifel ist die direkt vom Vorstand mitgeteilte Information massgebend.

Haftung
Im gesetzlich zulässigen Rahmen haftet der Verein nicht für Schäden, die aus der Nutzung der Website, einer Unterbrechung, einer technischen Störung oder einem Missbrauch durch Dritte entstehen.

Verbotene Nutzungen
Es ist verboten, über die Website unerwünschte Nachrichten (Spam), Viren oder andere Schadprogramme zu versenden oder die Identität einer anderen Person zu verwenden. Bei Missbrauch kann der Verein den betreffenden Zugang sperren und die betreffenden Inhalte löschen.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Dieses Reglement untersteht schweizerischem Recht. Gerichtsstand ist Freiburg, unter Vorbehalt zwingender gesetzlicher Gerichtsstände.

Dieses Reglement ist provisorisch. Es wird vom Vorstand des Vereins ARBRE Ende 2026 genehmigt; die veröffentlichte Fassung wird dann das Datum dieser Genehmigung angeben.

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